Privacyverklaring

Versie 1.1 – 12 november 2026

Wie zijn wij

Dameskoor “De Valleiparels”, hierna de Vereniging, is gevestigd in Scherpenzeel en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32155339. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze vereniging en onze website www.valleiparels.nl.

Wij hechten veel waarde aan uw privacy en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij gebruiken, voor welke doeleinden en welke rechten u heeft.

Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. Wij vragen uw toestemming wanneer dat nodig is, beveiligen uw gegevens en geven deze alleen door als daarvoor een geldige reden bestaat. Wij respecteren uw rechten en houden ons aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Welke gegevens gebruiken wij

Voor onze ledenadministratie en het besloten ledenportaal verwerken wij voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en stemsoort. Voor toegang tot het ledenportaal gebruiken wij daarnaast een gebruikersnaam en bijbehorende accountgegevens. Eventuele aanvullende gegevens zijn uw geboortedag en -maand en uw functie binnen de vereniging.

Bij contactvragen of aanvragen voor optredens verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt. Wij ontvangen persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van u. Voor het ledenportaal gebruiken wij ook gegevens uit onze ledenadministratie.

Daarnaast maken of ontvangen wij foto’s en eventuele geluids- en video-opnamen van repetities, optredens en andere verenigingsactiviteiten.

Bij een bezoek aan onze website kunnen technische gegevens worden vastgelegd, zoals uw IP-adres, browser- en apparaattype, bezochte pagina’s en het tijdstip van uw bezoek. Wij gebruiken deze gegevens om de website goed en veilig te laten functioneren, storingen op te lossen en misbruik te voorkomen.

Doeleinden en grondslagen

Wij gebruiken noodzakelijke ledengegevens om het lidmaatschap uit te voeren, de contributie te administreren en met leden te communiceren over repetities, optredens en andere kooractiviteiten. Voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, is de wettelijke verplichting de grondslag.

Voor overige verwerkingen vullen wij de toepasselijke grondslag in: [beschrijf per verwerking of deze berust op toestemming of een gerechtvaardigd belang en benoem dat belang]. Gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap vragen wij alleen wanneer daar een afzonderlijke geldige grondslag voor is.

Communicatie en publiciteit

Wij informeren leden via e-mail, de ledennieuwsbrief, het besloten ledenportaal en WhatsApp. Voor publiciteit gebruiken wij onze website, Facebook en lokale of regionale media.

Voor herkenbare foto’s en opnamen vragen wij toestemming wanneer die nodig is. Wij leggen vast voor welke toepassingen toestemming is gegeven. U kunt uw toestemming altijd intrekken via info@valleiparels.nl. De intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.

De afspraken over bestaande foto’s en eerder verkregen toestemmingen zijn: [invullen na controle].

Ledenlijst en besloten ledenportaal

Wij delen de ledenlijst uitsluitend met ingelogde leden van De Valleiparels voor het onderling onderhouden van contact en het organiseren van repetities, optredens en andere verenigingsactiviteiten. De lijst bevat de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de leden. De grondslag voor deze verstrekking is de toestemming die de leden hiervoor hebben gegeven.

Het besloten ledenportaal is uitsluitend toegankelijk voor leden van De Valleiparels en bevoegde beheerders. Leden mogen de daarin opgenomen persoonsgegevens alleen gebruiken voor de hierboven genoemde verenigingsdoelen en mogen deze niet zonder geldige reden verder verspreiden.

Hoelang bewaren wij uw gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Ledenadministratie: tijdens het lidmaatschap en tot maximaal twee jaar na beëindiging daarvan, voor de administratieve afhandeling. Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren wij gedurende de daarvoor geldende termijn. Na beëindiging van het lidmaatschap verwijderen wij het lid uit de ledenlijst die voor andere leden beschikbaar is.

Ledenaccounts: de toegang tot het besloten ledenportaal wordt bij beëindiging van het lidmaatschap afgesloten. Het account en de bijbehorende profielgegevens worden uiterlijk binnen één maand daarna verwijderd.

Financiële administratie: zeven jaar nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren. Voor de jaarlijkse financiële administratie is dit doorgaans zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar.

Contactberichten en aanvragen voor optredens: maximaal twee jaar na volledige afhandeling van het bericht, de aanvraag of het optreden. Correspondentie die onderdeel vormt van de financiële administratie bewaren wij gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Foto’s en opnamen: zolang deze relevant zijn voor verslaglegging van activiteiten en presentatie van het koor. Wij beoordelen jaarlijks of bewaring en publicatie nog nodig en passend zijn. Een selectie kan langer worden bewaard in een besloten verenigingsarchief vanwege de historische waarde. Bij intrekking van toestemming beoordelen wij welke foto’s en opnamen moeten worden verwijderd.

Technische gegevens, logbestanden en back-ups: technische logbestanden bewaren wij maximaal drie maanden. Bij een beveiligingsincident kunnen de daarvoor noodzakelijke gegevens langer worden bewaard, totdat het incident is afgehandeld. Back-ups van de website worden uiterlijk na drie maanden overschreven of verwijderd. Verwijderde persoonsgegevens kunnen daardoor tijdelijk nog in een beveiligde back-up aanwezig zijn. Bij herstel van een back-up worden eerdere verwijderingen opnieuw doorgevoerd.

Verstrekking aan andere partijen

Binnen de Vereniging hebben alleen bestuursleden en andere aangewezen personen toegang tot de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben.

Voor onze website, e-mail en ledenadministratie maken wij gebruik van externe dienstverleners, zoals een hostingbedrijf en leveranciers van administratiesoftware. Als zij namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij afspraken vast over het zorgvuldig gebruiken en beveiligen van deze gegevens.

Verder delen wij gegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld uw toestemming of een wettelijke verplichting.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER): [controleer of dit gebeurt. Vermeld zo nodig de betrokken diensten, landen, toepasselijke waarborgen en waar informatie daarover kan worden opgevraagd].

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. De daadwerkelijk genomen maatregelen zijn [invullen, bijvoorbeeld toegangsbeperking, beveiligde accounts, tweestapsverificatie, updates en back-ups]. Personen met toegang tot persoonsgegevens worden geïnformeerd over de vertrouwelijke omgang daarmee.

Minderjarigen

Als wij gegevens van minderjarigen verwerken, betrekken wij de ouder of wettelijke vertegenwoordiger waar dit nodig is. Onze afspraken over het lidmaatschap en de benodigde toestemmingen voor minderjarigen zijn [invullen indien van toepassing].

Cookies en links naar andere websites

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies om het inloggen op het besloten ledenportaal mogelijk te maken en u tijdens uw bezoek ingelogd te houden.

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze verklaring geldt voor de gegevensverwerking door De Valleiparels. Andere websites en diensten hebben hun eigen privacyverklaring. Wij raden u aan deze te raadplegen.

Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage in uw persoonsgegevens en om onjuiste gegevens te corrigeren. Onder de toepasselijke voorwaarden kunt u ook verzoeken om verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van de door u verstrekte gegevens, en bezwaar maken tegen een verwerking.

Als wij gegevens op basis van uw toestemming verwerken, kunt u die toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@valleiparels.nl. Wij kunnen informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te controleren.

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. U ontvangt per e-mail bericht over de afhandeling. Als wij niet of slechts gedeeltelijk aan uw verzoek kunnen voldoen, leggen wij uit waarom.

Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kunnen wij de termijn zo nodig met maximaal twee maanden verlengen. Wij informeren u hierover binnen de eerste maand en vermelden daarbij de reden.

Klachten en wijzigingen

Heeft u een vraag of klacht over het gebruik van uw gegevens? Neem dan contact met ons op via info@valleiparels.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat op www.valleiparels.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij de leden via e-mail of WhatsApp.

Contactgegevens

Dameskoor “De Valleiparels”

KvK nummer 32155339

Repetitiegebouw “De Doorslag”, Molenweg 1, 3925 CJ Scherpenzeel

Postadres en ledenadministratie: Holevoetlaan 25, 3925 BX Scherpenzeel

Contactpersoon privacy: via e-mail bestuur@valleiparels.nl

E-mail: info@valleiparels.nl

Website: www.valleiparels.nl